Z raportu "Zaufanie w cyfrowym świecie. Kierunek: wiarygodność" przygotowanego przez KIR wynika, że tylko 55 proc. organizacji w Polsce uwzględnia konieczność zapewnienia autentyczności e-dokumentów w swojej polityce bezpieczeństwa. Aż jedna trzecia menedżerów przyznaje, że nie wie, czy w ich firmie istnieją odpowiednie procedury weryfikacji dokumentów, a 13 proc., że takich zasad w ogóle nie stosuje.
Tymczasem, jak wskazują autorzy raportu, brak skutecznych zabezpieczeń otwiera drogę do fałszerstw, manipulacji danymi czy nawet poważnych naruszeń prawa, których skutki mogą być dotkliwe dla organizacji, zarówno reputacyjnie, jak i finansowo.
W raporcie podkreślono, że ze względu na specyfikę realizowanych zadań, ryzyka związane z obiegiem dokumentów elektronicznych mają szczególny wymiar dla ekspertów HR. Operują oni na zbiorach danych osobowych, które zgodnie z przepisami RODO podlegają wyjątkowej ochronie. Wobec postępującej digitalizacji procesów, zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom pracowniczym staje się nie tylko wymogiem prawnym, ale także fundamentem zaufania w relacjach między pracownikiem a pracodawcą.
Autorzy raportu wskazują, że coraz powszechniej stosowany podpis elektroniczny zmienia sposób, w jaki funkcjonują zespoły HR. Dziś praktycznie każdy typ dokumentu pracowniczego może być podpisany cyfrowo: umowy o pracę, aneksy, porozumienia czy regulaminy pracy i wynagradzania. E-podpisem można także potwierdzić zapoznanie się pracownika z istotnymi regulacjami wewnętrznymi. Deklaracje i oświadczenia pracowników, wnioski urlopowe czy zgody na przetwarzanie danych osobowych również świetnie wpisują się w cyfrowy obieg dokumentów.
W najbliższych miesiącach eksperci HR będą odpowiedzialni za wdrożenie w swoich organizacjach zmian ustawowych dotyczących Kodeksu pracy – podpis elektroniczny, który pozwala na szybkie i bezpieczne zamknięcie formalności, może znakomicie usprawnić ten proces.
Jak mówi Dorota Dublanka, dyrektorka zarządzająca oraz dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR, transformacja cyfrowa w obszarze HR nie jest już wyborem, lecz biznesową koniecznością. – Wdrożenie podpisu elektronicznego pozwala usprawnić procesy kadrowe, ale przede wszystkim zwiększyć bezpieczeństwo i transparentność obiegu dokumentów. Dzięki temu pracownicy mogą podpisywać umowy czy aneksy zdalnie, szybko i bezpiecznie – bez zbędnych opóźnień związanych z papierowym trybem. To realna oszczędność czasu i kosztów, ale także wyraz zaangażowania w budowanie nowoczesnego, elastycznego środowiska pracy – podkreśla ekspertka.
Jej zdaniem, kwalifikowany podpis elektroniczny będzie idealnym wsparciem HR-owca, w sytuacji kiedy konieczne jest przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz zatrudnienie nowego pracownika, w tym podpisanie umowy, w pełni zdalnie. Zamiast drukować dokumenty, przesyłać je kurierem czy organizować serię spotkań w biurze, cały proces można przeprowadzić online. E-podpis zagwarantuje autentyczność dokumentów, a jednocześnie ochroni dane osobowe pracownika przed nieuprawnionym dostępem. Bezpieczeństwo, wiarygodność i wygoda – to trzy filary, na których opiera się cyfrowy HR.
Autorzy raportu przypominają także, że wdrożenie podpisu elektronicznego w HR to zmiana, która przynosi korzyści na wielu poziomach. Zgodność z regulacjami prawnymi, w tym rozporządzeniem eIDAS, nadaje podpisowi elektronicznemu moc równoważną podpisowi własnoręcznemu. Działy HR mogą być pewne, że dokumenty podpisane cyfrowo są wiążące i bezpieczne. Dzięki e-podpisowi firmy efektywnie optymalizują koszty – od redukcji budżetu przeznaczanego na papier i toner do drukarki, przez ograniczenie kosztów przesyłek kurierskich, aż po zmniejszenie wydatków na archiwizację.
